Catégorie : Planification du manager

Comment faire pour inverser cette citation de Frédéric DARD?

L’entretien professionnel annuel est l’acte managérial majeur de cette fin d’année pour plusieurs dizaines de milliers de personnes.

Figure de style imposée, est-ce que vous la vivez comme une insupportable contrainte inutile ou plutôt comme une occasion précieuse de parler vrai?

L’entretien professionnel consiste en un échange organisé annuellement entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct qui donne lieu à un compte rendu afin de répondre à la double exigence de:
- Responsabilité des managers,
- Transparence de l’exercice.

DGAFP L’entretien professionnel

J’ai identifié que l’entretien professionnel peut se découper en 3 temps:

1. Le PASSE ou le temps du bilan // ECOUTE & HUMILITE

2. Le PRESENT ou le temps de l’évaluation // OBJECTIVITE & COURAGE MANAGERIAL

3. Le FUTUR ou le temps de co-construction // ASSERTIVITE & OUVERTURE

La posture de l’évaluateur varie et l’énergie de l’entretien n’est pas la même non plus. En retrait pendant la phase 1, le manager reprend le lead de l’entretien en phase 2 pour le partager en phase 3.

1/ Le PASSE ou le temps du bilan // ECOUTE & HUMILITE

Au démarrage de l’entretien, il est de bon ton de rappeler le cadre de l’exercice puis de rapidement laisser la parole à l’agent.e évolué.e afin qu’il puisse faire la restitution de sa préparation.

20 min durant lesquelles le manager est à l’écoute. Une bonne façon d’assurer son aptitude à l’écoute est tout simplement de se taire et de savoir gérer à la fois les silences et notre irrépressible envie d’intervenir, interrompre, contre-dire, (se) justifier.

Il sera toujours temps de donner son point de vue à l’issue de la phase 1. Le fait que l’agent.e évalué.e se soit senti.e écouté.e est une des clefs de réussite de l’entretien, qui lui même conditionne la satisfaction de la reconnaissance!

TEMPS DE PAROLE PHASE 1:

80% agent.e évalué.é // 20% manager évaluateur.rice

2/ LE PRESENT ou le temps de l’évaluation // OBJECTIVITE & COURAGE MANAGERIAL

Il est alors temps d’entrer dans l’évaluation objective:

• de l’atteinte des objectifs de l’année qui vient de s’écouler
• des différents critères de savoirs – savoirs-faire et savoirs-être travaillés par la cellule RH en lien avec les managers puis votés en assemblée délibérante après avis consultatif du comité technique.

20 min pendant lesquelles le manager expose l’analyse objective des compétences développées par l’agent.e évalué.e en lien avec le niveau attendu par le poste occupé. L’évaluation n’est objective que parce que le référentiel de comparaison est connu, clair et cohérent.

L’évaluation par la compétence reste de mon point de vue la plus objectivante! La composante savoir-être restera la plus subjective mais le doute sera plus facilement levé sur le niveau attendu de savoirs et de savoirs-faire.

TEMPS DE PAROLE PHASE 2:

80% manager évaluateur.rice // 20 % agent.e évalué.e

3/ LE FUTUR ou le temps de co-construction // ASSERTIVITE & OUVERTURE

• Définition des objectifs de l’année à venir
• Besoins en formation nécessaire
• Ambition et évolution professionnelle souhaitée

20 min pendant lesquelles l’échange libre et décomplexé s’apparente à une négociation gagnant/gagnant qui s’assure que les intérêts du service et ceux de l’agent.e seront nourris. Une occasion privilégiée de co-construire avec assertivité une part de la vie du service pour l’année à venir.

Et pourquoi ne pas aller plus loin? LE VRAI PLUS:

• Appréciation de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle compte tenu des objectifs fixés et des échéances de l’année à venir
• Appréciation de l’adéquation Valeurs, motivations, talents en lien avec les objectifs déterminés.

Depuis que nous avons ajouté ces deux derniers éléments dans mes équipes, je trouve les entretiens plus aboutis en ce qu’il permette d’aborder la motivation en lien avec les clefs personnelles de l’agent.e.

TEMPS DE PAROLE PHASE 3:

50% manager évaluateur.rice // 50 % agent.e évalué.e

L’APPRECIATION GENERALE LITTERALE POUR FINIR EN BEAUTE

L’appréciation générale littérale traduisant la valeur professionnelle de l’agent.e est fondamentale en ce qu’elle constitue l’un des critères de sélection des agent.e.s dans le déroulement de carrière et dans le cadre de la mobilité.

EXIT la mention « Bravo, continuez ainsi » // Insuffisamment discriminant pour que la Commission Administrative Paritaire opère un choix le cas échéant…

1. Un point fort
2. Une piste d’amélioration
3. Un point fort

Cela permet de rédiger une appréciation personnalisée et en cohérence totale avec les objectifs et évaluations des critères de compétences.

Il y a plusieurs pratiques quant au moment d’écrire cette appréciation littérale. Pour ma part, je trouve qu’il est nettement plus intéressant de l’écrire dans la foulée de l’étape 3 et de la lire à haute voix à l’agent.e évalué.e. La rédaction en dehors de la présence de l’agent.e après avoir conclu l’entretien est également possible. Je vous invite à tester les deux et à vous faire votre propre idée.

Enfin, je partagerai avec vous une connerie précise suite à objectif flou que j’ai fixé en 2018;

L’objectif était ainsi rédigé:

Mettre la Mairie en cohérence vis à vis de ces obligations GRC (gestion relation citoyenne)

La connerie précise fut que les services communication et affaires juridiques ont compris que cela nécessitait la refonte de notre site internet afin d’intégrer la composante GRC. Or, pour la direction générale et la cabinet, il était absolument impensable de lancer une refonte du site internet à 18 mois des élections! Résultats: Confusion, perte de temps, agacement et désorganisation.

En plus d’être assertif.ive, il convient d’être SMART dans la fixation des objectifs!

Tous ceux et celles qui sont formé.e.s à la conduite de projets connaissent par coeur la technique pour rendre un objectif opérationnel. Il doit être SMART:

• S pour Spécifique
• M pour Mesurable
• A pour Atteignable
• R pour Réaliste
• T pour Temporalisé

L’objectif SMART aurait pu donner:

Assurer une veille juridique hebdomadaire sur l’évolution des obligations des collectivités territoriales en matière de Gestion Relation Citoyenne. Dans l’hypothèse d’une application obligatoire, saisir la DG et le cabinet afin d’opérer les éventuels arbitrages nécessaires à la mise en oeuvre.

Oui, rédiger des objectifs précis prend du temps, mais c’est autant de difficultés ensuite épargnées.

Si vous souhaitez échanger sur le sujet ou me poser des questions sur ma pratique, je tiendrai une conférence téléphonique mardi 27 novembre de 12h30 à 13h30.

Pour obtenir les codes de connection, contactez-moi à l’aide du formulaire ci-dessous:

Au plaisir d’un échange!

Sonnya GARCIA

A quoi peut bien servir le fait de demander aux membres de son équipe quelles sont leurs préoccupations de rentrée?

On a déjà bien assez à faire avec les siennes propres!!

Je ne vais pas vous ménager mais:

1. Vous devez faire de la gestion de vos propres préoccupations une priorité,
2. L’absence de prise en compte des préoccupations de vos collaborateur.rice.s revient à négliger une précieuse donnée entrante pour le travail de planification du dernier trimestre de l’année.

J’utilise toujours la première quinzaine du mois d’août pour planifier les événements importants de la fin de l’année.

• Projets en cours,
• Conseils municipaux / conseils communautaires,
• Commissions générales,
• Manifestations communales,
• Préparation budgétaire,
• Campagne des entretiens professionnels annuels.

Je ne sais pas à quoi ressembleraient mes journées si je ne prenais pas ce temps de planification. Probablement à un enchaînement de tâches décousu, générateur de stress et d’une perte de temps scandaleuse.

Pendant des années, j’ai préparé cette planification pour moi, sans partage.

Puis, il y a trois ans, j’ai décidé d’en parler aux cadres – lors d’une réunion de rentrée. Ils ont apprécié de pouvoir à leur tour connaître très en amont les dates auxquelles ils allaient être sollicités dans le cadre du processus de programmation budgétaire N+1 ou de la campagne des entretiens professionnels annuels.

J’ai ajouté en début de réunion un temps de recueil de leurs préoccupations.

Un triple avantage à demander aux membres de son équipe ce qui les préoccupe:

Le premier, est non des moindres: Vous pourrez y répondre!

Une préoccupation qui trouve une réponse voire même simplement une écoute sincère et authentique passe du statut de bombe à retardement à celui d’explosif désamorcé en douceur. Je ne sais pas vous mais moi je préfère éviter les dossiers qui se gèrent dans la douleur.

Le second: Vous pourrez anticiper les conséquences.

Si aucune réponse ne peut être apportée. Inutile de mettre la tête dans le sable. Devant l’inévitable, une seule solution – anticiper les conséquences, cela aide à se préparer.

Le troisième: Vous pourriez recevoir un beau cadeau.

Et puis parfois aussi, notre équipe nous renvoie une problématique à laquelle nous n’avions pas pensé. Et là, c’est un peu comme un cadeau! Un travail d’anticipation va pouvoir se faire pour anticiper les effets à venir.

Cette année, j’ai invité l’ensemble des agent.e.s et non seulement les cadres.

50% de l’effectif était présent. Principalement les services ne recevant pas du public.

J’ai débuté en distribuant des post-it et leur ai demandé, par service, de discuter puis noter leurs préoccupations de rentrée. Les préoccupations personnelles sont les bienvenues – je trouve qu’il est toujours intéressant d’ouvrir un espace dans lequel des professionnel.le.s peuvent partager des sujets purement privés. D’expérience, l’équipe peut anticiper des potentielles absences à venir ou une attention au travail amoindrie. Par exemple: pouvoir dire qu’un membre de sa famille est en fin de vie ou que l’un de nos enfants rencontrent une problématique scolaire importante peut grandement aider le service à suppléer pendant les moments compliqués.

J’ai, en partie, recueilli les préoccupations suivantes:

- Inquiétude sur l'absorption de la charge de travail nouveau,
- Les problématiques de stationnement à venir du fait des nombreux travaux sur   la commune.
- L'augmentation des effectifs à la cantine et temps périscolaire...

Je ferai un retour par services. En revanche, j’ai répondu à une préoccupation en directe car celle-ci faisait écho à une problématique qui inquiète une partie de la population. Je souhaitais que les agent.e.s aient un niveau d’informations suffisant quant aux contraintes des élu.e.s dans la gestion des normes supra-communale sen matière d’aménagement du territoire.

Ensuite, j’ai pris une vingtaine de minutes pour:

1. présenter les prochains point à l’ordre du jour du Comité Technique et rappeler les membres représentants du collectif es employé.e.s.
2. annoncer la planification exacte de la préparation budgétaire à venir et notamment des étapes impliquant le travail des services,
3. annoncer la planification précise des entretiens professionnels annuels à venir,
4. évoquer le planning des travaux
5. laisser le temps pour un échange de questions diverses.

Résultat: une ambiance détendue et des agent.e.s rassuré.e.s. dans l’écoute de leurs préoccupations et quant aux échéances à venir sollicitant leur implication.

Je ne peux que vous encourager à partager un temps formel avec votre équipe.

1 réunion en 4 temps pour bien débuter la rentrée:

√ 30 min de temps d’accueil autour d’un café

√ 20 min de temps d’informations ascendantes (les agent.e.s partagent leurs préoccupations)

√ 20 min de temps d’informations descendantes (la direction présente les étapes clefs à venir)

√ 20 min max de temps de clôture en favorisant les échanges en petit comité (pour ceux et celles qui n’auraient pas osé)

A vous de tenter…

… et de nous dire dans les commentaires quels bénéfices vous et votre équipe avez retirés?

Sonnya GARCIA