Mes 3 méthodes qui me rendent vraiment plus efficace et plus zen dans mon quotidien de DG.

En 2005 je prenais mes fonctions de directrice générale des services, sans n’imaginer la quantité et la multiplicité d’informations, de dossiers, de projets et d’interactions dans des domaines totalement différents que ce métier suscitait. En quelques mois j’avais accumulé une dose de stress colossale. Débutait alors ma quête d’outils pour m’organiser et gagner en efficacité. Je partage dans cet article les méthodes d’organisation qui me rendent vraiment plus efficace et plus zen dans mon quotidien de DG.

« Cet article participe à l’évènement interblogueurs  ‘’Mes 3 méthodes efficaces pour être plus zen au quotidien’’ organisé par le blog Devenir Efficace et Plus Zen»

Le jour où ma vie a pris un grand coup d’accélérateur.

Je me rappelle parfaitement ce 1er décembre 2005. Je suis titulaire d’un Master II en droit public des affaires depuis le mois de juillet et admise au concours d’attaché territorial en octobre. J’envoie des lettres de motivation et CV depuis plusieurs mois et c’est finalement au poste de directrice générale des services d’une commune de 2500 habitants que je suis recrutée.

Ce fameux jeudi je me mets sur mon 31, monte au volant de ma Twingo (jaune) achetée pour l’occasion, et me rends en mairie. Après avoir dit bonjour aux agents, j’entre dans mon bureau. Je suis hyper excitée et heureuse. Mon bureau, mon ordinateur, un téléphone – tout est à sa place. J’ai une belle chaise de bureau et savoure d’être là. Un accomplissement après ces mois et ces années de travail.

Je m’amuse, je ressens une grande joie, je me revois même tourner sur ma chaise de bureau.

L’insouciance n’aura duré qu’un quart d’heure.

C’est alors que le téléphone de mon bureau retentit. C’est Véronique à l’accueil qui m’appelle.

Véronique: « Sonnya, il a un administré à l’accueil qui voudrait voir un responsable »

Moi: « Savez-vous ce qu’il souhaite? »

Véronique: « Oui, il a demandé la copie de la délibération relative au centre d’enfouissement des déchets que le conseil municipal a voté le mois dernier. »

Moi : « En a-t-il dit plus? »

Véronique: « Oui, il veut savoir comment faire pour l’attaquer devant le tribunal! »

Moi: 😱 🤯 🤢 🥴 😭

C’est ainsi que tout juste 15 minutes après mon arrivée, j’ai été projetée dans le grand bain de la fonction de DG d’une petite collectivité.

Je croulais sous le travail

J’avais à la fois tant à faire, à apprendre et à découvrir que rapidement j’ai expérimenté le manque de temps. Je passais 10 à 11h par jour à la mairie – 5 jours par semaine – et c’était insuffisant.

Finalement, plus que ce je devais apprendre (gestion du conseil municipal, du personnel, montage d’un budget, procédures en urbanisme, historique de la collectivité…), ce qui s’est révélée le plus difficile à gérer pour moi fût la masse d’informations qui me parvenait sans cesse.

Tout était prioritaire et urgent pour tout le monde.

Pour m’en sortir, j’ai commencé à venir travailler le samedi matin puis je débordais sur le samedi après-midi.

Cela a duré ainsi quelques années. Je ne me rendais pas compte que j’accumulais un stress important. Heureusement, les évènements m’ont amenée à avoir un déclic.

Le jour du déclic et les débuts de la construction de mon système d’efficacité personnelle

Méthode n°1 d’organisation qui me rend vraiment plus efficace et plus zen dans mon quotidien de DG.

Je devrais écrire les déclics.

« Je ne mourrais pas d’une crise cardiaque et je veux avoir des enfants »

Un matin, je lis que la maladie professionnelle la plus répandue chez les DG est la crise cardiaque. Loin de le prendre à la rigolade, je me sens fraichement concernée. Puis, alors que j’ai 27 ans, un désir d’enfant commence à se faire ressentir.

Je me décide alors à construire mon propre système d’efficacité personnelle. Il m’aura fallu du temps pour trouver mon idéal.

Ma première méthode pour être plus zen au quotidien est la visualisation.

1ère méthode: LA VISUALISATION. Si vous avez 1H54 devant vous, je vous propose de regarder la vidéo de la conférence du Dr Joe Dispenza organisée et filmée par la « Télé de Lilou » en cliquant ici.

La visualisation, qu’est ce que c’est?

Sinon, je vous livre les 5 premières minutes par écrit:

Wahoo! Le décor est posé. Le Dr Dispenza nous invite à potentialiser notre cerveau en l’entraînant chaque jour. Si je pouvais résumer en une phrase je dirai:

Créer consciemment nos pensées nous permet de créer consciemment notre réalité.

Formée en Programmation Neuro-Linguistique moi-même, j’utilise régulièrement la visualisation. 

Initialement, je l’utilisais pour désamorcer le stress et la peur liés à des évènements importants. Aujourd’hui, j’ai compris, que dans mon quotidien, elle permet de maximiser mes chances de vivre une journée zen!

La visualisation: Comment ça marche?

Tous les matins, à l’aide de mon emploi du temps du jour, je ferme les yeux et m’imagine vivre ma journée. J’inclue les trajets, les moments conviviaux d’arrivée et départ, la pause déjeuner et tous les rdv et réunions que je devrais enchaîner.

Cette méthode n’est pas magique ! Il ne suffit pas de visualiser pour que tout aille bien. En revanche, couplée à une excellente organisation, elle fait des miracles!

⥱ ⥱ Pour aller plus loin vous pouvez regarder les courtes vidéos que j'ai créés sur les 8 lois du temps qui me rendent plus efficaces cliquant ici.

Plus zen, je suis aussi mieux préparée à vivre les aléas qui ne manqueront pas de s’insinuer dans ma journée!

Cette méthode est très aidante, en même temps, je continuais à être très agacée par le temps que je perdais à traiter mes mails! J’avais beau visualiser une boite de réception vide, elle était invariablement remplie de messages à l’importance variées et à l’utilité parfois contestable.

J’ai décidé de ne plus subir la gestion de mes mails!

Le jour où j’ai trouvé un second souffle.

Méthode n°2 d’organisation qui me rend vraiment plus efficace et plus zen dans mon quotidien de DG.

2ème méthode: UNE VRAIE GESTION EFFICACE DES INTRANTS ET NOTAMMENT DES MAILS. 🎶 « Vous avez un nouveau message » 🎶

Si lorsque vous lisez ces lignes, vous avez toujours une notification de chacun de vos mails qui surgit sur votre écran lorsqu’il est allumé, je ne serai pas vexée que vous arrêtiez la lecture de cet article pour aller modifier le paramétrage de votre boîte mail. Vous vous rendriez un sacré service!

L’absolue majorité des encadrants dénonce le caractère chronophage de la gestion des e-mails. OK! Et que faîtes-vous alors pour reprendre le pouvoir??!

Jamais au grand jamais!

Il existe certaines règles de base qui devraient être connues de tous et toutes.

1. 🔕 Supprimer les notifications qui vous informent de l’arrivée d’un mail. L’e-mail est un outil de communication A-synchrone! Si une personne a besoin d’une réponse immédiate, elle devra utiliser un autre média de communication (appel téléphonique, visite physique, SMS)
2. ☑︎ Ne jamais lire un mail sans l’intention d’agir. Lire un mail avec l’unique intention d’en prendre connaissance est une perte de temps. Agir ne veut pas dire traiter. Cela peut être correspondre à supprimer ceux qui n’ont pas d’utilité ou dont vous étiez destinataire « pour information » et alimenter votre to do list avec les mails nécessitant une action.
3. 📭 Vider sa boite mail! Lire des mails et les laisser dans leur boite reviendrait à lire son courrier pour le remettre aussitôt dans la boite aux lettres! Vous imaginez…

Pour aller plus loin …

… Seul.e

J’ai récemment lu l’ouvrage de Romain Bisseret intitulé 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails. J’applique sa méthode qui m’a permis encore de gagner en efficacité et zénitude.

Je vous conseille vraiment cet ouvrage. Prenez 60 minutes, vous en gagnerez 1 000!

Celle que j’ai trouvé très intéressante et que j’applique est l’INBOX 0 où boite de réception vide. Quand j’ai lu cette règle, ej une comprenais pas comment nous pouvions avoir une boite de réception vide puisque même lorsque je la traitais – j’avais sans cesse des mails qui arrivaient et la sensation que je ne finirai jamais…

La technique est simple, notre logiciel de gestion de mails regorge de paramétrages dont je n’exploitais pas le dixième et qui permet une optimisation incroyable.

Tout simplement, aujourd’hui, je bloque le flux de réception permanent. Mes mails entrent dans ma boite lorsque je l’ouvre et cesse lorsque je la ferme. Si bien que je suis certaine que ma boite de réception est vide!

Vous avez sans doute tout un tas de question pratique en tête, le livre répondra à toutes en vous donnant beaucoup d’astuces!

… Et en collectif

Nous avons travaillé une charte de bon usage du mail en équipe et voilà le résultat:

J’ai alors pu constater à quel point le traitement clarifié des mails avec l’ensemble de son éco-système de proximité permet de gagner en efficacité et donc en zénitude!

Il reste une dernière méthode que je veux partager avec vous!

Le premier jour du reste de ma vie.

Méthode n°3 d’organisation qui me rend vraiment plus efficace et plus zen dans mon quotidien de DG.

Bien que ces deux premières méthodes permettent de faire du tri et d’optimiser l’organisation, vous ne serez pas dispensé de prioriser.

Comment prioriser?

3ème méthode: DIFFERENCIER L’IMPORTANT DE L’ESSENTIEL ET FAIRE L’ESSENTIEL EN PREMIER

Comment prioriser quand tout est urgent? Prendre ce qui vient en premier? En fonction du plus pressé ou du poids hiérarchique de la personne commanditaire?

J’applique une méthode plus subtile et aussi plus efficace tirée des enseignements de Sebastien Henry – entrepreneur, auteur et conférencier.

Ses formations m’ont initiée à l’art de la méditation pour les dirigeants. J’ai alors pu faire de mon intuition une alliée puissante.

⥱ ⥱ Pour aller plus loin, vous pouvez lire l'article Intuition & Management dans lequel j'entre dans le détail de cet enseignement. 

Sébastien HENRY m’a appris à faire la différence entre l’important et l’essentiel. C’est quand l’essentiel est fait que l’on enclenche le cercle vertueux de l’efficacité zen.

Lorsque je planifie ma journée, la veille au soir généralement, je me pose la question: Que devrais-je avoir réalisé pour que cette journée soit efficace? J’écoute alors mon intuition qui est capable, en intégrant de multiples données et paramètres, de me donner la juste réponse. Ma priorisation est alors faite.

Faîtes l’essentiel en premier!

Je suis sûre que, comme moi, vous vivez des journées à la fin desquelles vous vous dîtes, « purée! j’ai l’impression que je n’ai rien fait aujourd’hui! » puis d’autres ou au contraire, vous avez l’impression d’avoir contribué à quelque chose de plus grand que vous.

En règle général, dans le premier cas vous avez l’énergie et l’estime de soi aussi haute qu’une larve visqueuse; tandis que dans le second vous pourriez enchainer une deuxième journée à l’issue de la première, être disponible pour les autres et vous sentir en capacité de concrétiser vos idées les plus ir-raisonnables!

Et bien, dans le cas premier vous avez fait l’important et dans la seconde l’essentiel!

C’est bon? Vous êtes convaincu.e.s!

Je crois que nous sommes responsables et acteurs de notre bonheur. Travailler son efficacité personnelle m’apparaît être une nécessité absolue!

L’application des « 8 lois qui font gagner du temps » m’ont permise gagner 1h/ jour. Les 3 méthodes que j’ai partagé avec vous, une deuxième!

L’efficacité personnelle nous permet de faire de la place dans notre vie et conduit à se connaitre soi et cela peut parfois faire peur car, il s’agit au final de supprimer tous les alibis qui peuvent parfois être confortables.

Mais le jour où, l’âge avançant, l’on ne dira plus « je n’ai pas le temps  » mais « je n’ai plus le temps », que restera-t-il de l’important?

Je vous laisse sur cette phrase à méditer…

Sonnya

Dîtes-moi tout de même en commentaire ce que cet article vous a inspiré.