Vous vous demandez quelles sont les préoccupations de vos collaborateurs en cette rentrée? Une technique infaillible pour anticiper des difficultés à venir: Demandez-leur!

A quoi peut bien servir le fait de demander aux membres de son équipe quelles sont leurs préoccupations de rentrée?

On a déjà bien assez à faire avec les siennes propres!!

Je ne vais pas vous ménager mais:

1. Vous devez faire de la gestion de vos propres préoccupations une priorité,
2. L’absence de prise en compte des préoccupations de vos collaborateur.rice.s revient à négliger une précieuse donnée entrante pour le travail de planification du dernier trimestre de l’année.

J’utilise toujours la première quinzaine du mois d’août pour planifier les événements importants de la fin de l’année.

• Projets en cours,
• Conseils municipaux / conseils communautaires,
• Commissions générales,
• Manifestations communales,
• Préparation budgétaire,
• Campagne des entretiens professionnels annuels.

Je ne sais pas à quoi ressembleraient mes journées si je ne prenais pas ce temps de planification. Probablement à un enchaînement de tâches décousu, générateur de stress et d’une perte de temps scandaleuse.

Pendant des années, j’ai préparé cette planification pour moi, sans partage.

Puis, il y a trois ans, j’ai décidé d’en parler aux cadres – lors d’une réunion de rentrée. Ils ont apprécié de pouvoir à leur tour connaître très en amont les dates auxquelles ils allaient être sollicités dans le cadre du processus de programmation budgétaire N+1 ou de la campagne des entretiens professionnels annuels.

J’ai ajouté en début de réunion un temps de recueil de leurs préoccupations.

Un triple avantage à demander aux membres de son équipe ce qui les préoccupe:

Le premier, est non des moindres: Vous pourrez y répondre!

Une préoccupation qui trouve une réponse voire même simplement une écoute sincère et authentique passe du statut de bombe à retardement à celui d’explosif désamorcé en douceur. Je ne sais pas vous mais moi je préfère éviter les dossiers qui se gèrent dans la douleur.

Le second: Vous pourrez anticiper les conséquences.

Si aucune réponse ne peut être apportée. Inutile de mettre la tête dans le sable. Devant l’inévitable, une seule solution – anticiper les conséquences, cela aide à se préparer.

Le troisième: Vous pourriez recevoir un beau cadeau.

Et puis parfois aussi, notre équipe nous renvoie une problématique à laquelle nous n’avions pas pensé. Et là, c’est un peu comme un cadeau! Un travail d’anticipation va pouvoir se faire pour anticiper les effets à venir.

Cette année, j’ai invité l’ensemble des agent.e.s et non seulement les cadres.

50% de l’effectif était présent. Principalement les services ne recevant pas du public.

J’ai débuté en distribuant des post-it et leur ai demandé, par service, de discuter puis noter leurs préoccupations de rentrée. Les préoccupations personnelles sont les bienvenues – je trouve qu’il est toujours intéressant d’ouvrir un espace dans lequel des professionnel.le.s peuvent partager des sujets purement privés. D’expérience, l’équipe peut anticiper des potentielles absences à venir ou une attention au travail amoindrie. Par exemple: pouvoir dire qu’un membre de sa famille est en fin de vie ou que l’un de nos enfants rencontrent une problématique scolaire importante peut grandement aider le service à suppléer pendant les moments compliqués.

J’ai, en partie, recueilli les préoccupations suivantes:

- Inquiétude sur l'absorption de la charge de travail nouveau,
- Les problématiques de stationnement à venir du fait des nombreux travaux sur   la commune.
- L'augmentation des effectifs à la cantine et temps périscolaire...

Je ferai un retour par services. En revanche, j’ai répondu à une préoccupation en directe car celle-ci faisait écho à une problématique qui inquiète une partie de la population. Je souhaitais que les agent.e.s aient un niveau d’informations suffisant quant aux contraintes des élu.e.s dans la gestion des normes supra-communale sen matière d’aménagement du territoire.

Ensuite, j’ai pris une vingtaine de minutes pour:

1. présenter les prochains point à l’ordre du jour du Comité Technique et rappeler les membres représentants du collectif es employé.e.s.
2. annoncer la planification exacte de la préparation budgétaire à venir et notamment des étapes impliquant le travail des services,
3. annoncer la planification précise des entretiens professionnels annuels à venir,
4. évoquer le planning des travaux
5. laisser le temps pour un échange de questions diverses.

Résultat: une ambiance détendue et des agent.e.s rassuré.e.s. dans l’écoute de leurs préoccupations et quant aux échéances à venir sollicitant leur implication.

Je ne peux que vous encourager à partager un temps formel avec votre équipe.

1 réunion en 4 temps pour bien débuter la rentrée:

√ 30 min de temps d’accueil autour d’un café

√ 20 min de temps d’informations ascendantes (les agent.e.s partagent leurs préoccupations)

√ 20 min de temps d’informations descendantes (la direction présente les étapes clefs à venir)

√ 20 min max de temps de clôture en favorisant les échanges en petit comité (pour ceux et celles qui n’auraient pas osé)

A vous de tenter…

… et de nous dire dans les commentaires quels bénéfices vous et votre équipe avez retirés?

Sonnya GARCIA